Vor mehr als vier Jahren startete die Bauking AG, Hannover, das größte Projekt ihrer Geschichte: Unter dem Arbeitstitel Baupro wurde die gesamte Unternehmensgruppe auf die moderne ERP-Software prohibis umgestellt. Jetzt ist es geschafft. Ob Baustoffhandlung, Holzhandlung, hagebaumarkt, Gartencenter oder Kombistandort – alle 134 Standorte arbeiten nun erfolgreich mit dem neuen Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssystem. Über 5 Mio. Euro hat die das Unternehmen in das Projekt investiert.
„Baupro war für uns mehr als nur die Einführung einer neuen Software. Im Rahmen des komplexen Projekts wurden auch sämtliche Prozesse durchleuchtet und optimiert – und dies alles parallel zu unserem Tagesgeschäft“, unterstreicht der Bauking-Vorstandsvorsitzende Andreas Strietzel. Der Aufwand habe sich gelohnt. „Baupro hat uns einen großen Schritt nach vorne gebracht auf dem Weg hin zu schlanken Prozessen und hoher Kundenzufriedenheit“, bilanziert er.
Baupro gliederte sich in 14 Teilprojekte und stellte die Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen der Bauking auf den Prüfstand. Welche Dimension das Projekt hatte, machen auch diese Zahlen deutlich: Nahezu 2.600 Anwender wurden über ein eigenes Inhouse-Schulungssystem für die neue Software fit gemacht. Dazu hat die Bauking Personalentwicklung die riesige Menge von rund 12.500 Schulungsunterlagen produziert und eingesetzt. In jeder Region wurden zudem „Super-Key-User“ und „Key-User“ ausgebildet. Zur individuellen Betreuung und Unterstützung der Anwender schuf Bauking sogar eine neue Abteilung: die AWB Anwenderberatung. „Unsere Mitarbeiter waren optimal auf die Umstellung vorbereitet. Das hat den Erfolg erst möglich gemacht“, so Karsten Lutte, Generalbevollmächtigter für Organisation und IT der Bauking.
Das neue ERP-System bringt der Gruppe große Vorteile im Tagesgeschäft. „Jetzt können unsere hagebaumärkte und Fachhandlungen mit einer einheitlichen Software arbeiten“, nennt Lutte einen wesentlichen Synergieeffekt. Positive Veränderungen gab es auch im Alltag der Mitarbeiter, die nun beispielsweise mit den modernen, mit Touchpads ausgestatten prohibis cash Kassen arbeiten können. Die neue ERP-Software hat auch die Basis für technologische Neuerungen gelegt, beispielsweise einen B2B-Webshop für Profikunden. Zudem lassen sich Standardprozesse wie die Inventur an den Standorten jetzt noch effizienter durchführen.
Die prohibis Einführung an den 134 Niederlassungen begann im November 2013 und erfolgte in mehreren Wellen. „Dieses etappenweise Vorgehen hat sich bewährt“, betont Lutte. Die Umstellungen seien von Mal zu Mal reibungsloser über die Bühne gegangen. „Und die Kunden haben davon fast nichts mitbekommen“, so der Projektleiter stolz. Den Schlusspunkt von Baupro setzte jetzt Anfang 2017 die Umrüstung von elf Standorten des Bauking-Vertriebsgebietes Berlin-Brandenburg. Dort wartete noch einmal eine besondere Herausforderung auf das Projektteam, galt es doch, Daten aus zwei warenwirtschaftlichen Fremdsystemen und einer Finanzbuchhaltungssoftware zu übernehmen. Zudem mussten zwei ehemals getrennte Vertriebsgebiete organisatorisch vereinigt werden. „Auch diese letzte Hürde haben wir erfolgreich genommen“, freut sich Lutte.
