KI auf Augenhöhe: Eurobaustoff startet KI-Expertenkreis mit Praxisfokus

Künstliche Intelligenz ist in den Unternehmen angekommen – in Warenwirtschaftssystemen, im Vertrieb, in der Bestellabwicklung, im Content Management und zunehmend in der täglichen Zusammenarbeit. Um den fachlichen Austausch dazu strukturiert zu bündeln, hat die Eurobaustoff einen KI-Expertenkreis ins Leben gerufen. Zur Premiere kamen 31 Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner aus den Gesellschafterhäusern zusammen – vom Geschäftsführer bis zur Entwicklerin.

„Aus unserer Sicht braucht es Formate, die über grundsätzliche Einordnungen hinausgehen und den fachlichen Austausch dort ermöglichen, wo konkrete Erfahrungen, Fragen und Lösungsansätze zusammenkommen. Deshalb hat unsere Kooperation mit dem neuen KI-Expertenkreis ein solches Format geschaffen“, bringt es Arne Blöcker, Bereichsleiter Produktdatenmanagement und Digitalisierung, auf den Punkt.

Arne Blöcker, Bereichsleiter Produktdatenmanagement und Digitalisierung bei Eurobaustoff.

Kompetenz sichtbar machen statt Themen vorgeben

Gastgebende des ersten Treffens waren Arne Blöcker und Susanne Horlacher als KI-Projektverantwortliche, unterstützt von Alexander Hazel, Fachbereichsleiter Content Management, sowie Lisa-Marie Schubert aus der Projektleitung. Das Konzept war von Beginn an klar, wie Susanne Horlacher erklärt: „Der Expertenkreis soll kein klassisches Informationsformat werden, sondern vorhandene Kompetenz aus den Gesellschafterhäusern sichtbar machen, vernetzen und gemeinsam weiterentwickeln.“

Auch die Agenda entstand dementsprechend nicht am Reißbrett, sondern auf Basis der vorab eingebrachten Erfahrungen, Kenntnisse und Erwartungen der Teilnehmenden. Nach einem gemeinsamen Abendessen am Vorabend startete der Arbeitstag mit einer Einordnung des Formats sowie einem Überblick über laufende KI-Aktivitäten der Kooperation – darunter die Weiterentwicklung der kooperationseigenen E-Commerce-Lösung B2X, der Einsatz der eigenen Business-GPT-Lösung „Einstein“ sowie die Zusammenarbeit mit neuen Dienstleistern in diesem Feld.

Passend zum Thema kam KI auch praktisch zum Einsatz: Das Team hatte auf Basis der vorab gesammelten Daten der Teilnehmenden mithilfe von KI sechs Personas entwickelt. Die Expertinnen und Experten ordneten sich diesen Profilen zunächst selbst zu, bevor abgeglichen wurde, inwieweit die eigene Einschätzung mit der KI-gestützten Zuordnung übereinstimmte. Das Ergebnis: erste Aha-Effekte und ein anschaulicher Beleg dafür, dass KI Impulse geben und Muster sichtbar machen kann – die fachliche Bewertung aber beim Menschen verbleibt.

Praxisbeispiele aus den Gesellschafterhäusern

Den Kern des Treffens bildeten konkrete Anwendungsbeispiele, die zeigten: KI-Lösungen müssen nicht abstrakt bleiben, sondern unterstützen bereits heute operative Prozesse.

UTA – KI-Chatbot im Warenwirtschaftssystem

Der Gesellschafter Richard Rothkegel präsentierte UTA von SE Padersoft, einen KI-Chatbot, der direkt im Warenwirtschaftssystem verankert ist und Produkt- sowie Verfügbarkeitsfragen beantwortet. „Informationen werden schneller zugänglich, Rückfragen lassen sich effizienter bearbeiten und Wissen wird besser nutzbar gemacht“, führte Horlacher zum Nutzen des Tools aus – besonders bei komplexen Sortimenten und wiederkehrenden Anfragen.

SmartOrders – Intelligente Bestellautomatisierung

Christopher Iljen vom Gesellschafterhaus Beinbrech stellte SmartOrders von Datera vor. Das Tool verarbeitet Bestelleingänge aus unterschiedlichen Kanälen – E-Mail, Fax, Foto oder WhatsApp –, bereitet sie mehrsprachig auf, erkennt Positionen, matcht sie mit Produkten und übergibt sie an die Warenwirtschaft. Die finale Freigabe verbleibt beim Mitarbeitenden. „Damit steht nicht die vollständige Automatisierung um jeden Preis im Vordergrund, sondern eine intelligente Vorstrukturierung, die Zeit spart, Fehler reduzieren kann und gleichzeitig die Kontrolle im Fachbereich belässt“, betonte Horlacher.

n8n – Workflow-Automatisierung ohne Dienstleister

Tim Sommer vom Gesellschafterhaus Bieber+Marburg stellte n8n vor, ein Orchestrierungstool, mit dem sich Workflows selbst erstellen und Systeme miteinander verbinden lassen – ohne für jede Anpassung zwingend externe Unterstützung zu benötigen. „Häufig beginnt der Mehrwert dort, wo wiederkehrende Tätigkeiten systematisch betrachtet und schrittweise in digitale Workflows überführt werden“, sagte Blöcker.

Plato – KI-gestützte Vertriebsunterstützung

Ralf Kühnel vom Gesellschafterhaus Holtzmann präsentierte Plato, ein Vertriebstool für Innen- und Außendienst. Auf Basis von ERP- und CRM-Daten leitet das System Handlungsempfehlungen ab und unterstützt bei Terminvorbereitung, Gebietsanalyse und Kundenbetreuung. „Entscheidend bleibt dabei, dass die KI nicht an die Stelle der persönlichen Kundenbeziehung tritt, sondern diese durch bessere Informationen und strukturierte Empfehlungen stärkt“, ergänzte Horlacher.

Susanne Horlacher, KI-Projektverantwortliche Produktdatenmanagement und Digitalisierung bei Eurobaustoff.

Drei Arbeitsgruppen, ein gemeinsames Ziel

Nach den Praxisimpulsen übernahmen die Teilnehmenden selbst die Regie: Über Umfragen, Zwischenpräsentationen und Gruppenarbeiten wurden Themen gesammelt, priorisiert und zu konkreten Arbeitspaketen verdichtet. Drei Schwerpunkte kristallisierten sich für die weitere Bearbeitung heraus.

Das größte Interesse galt der besseren Nutzbarkeit von ERP-Daten. „Trotz unterschiedlicher ERP-Systeme in den Gesellschafterhäusern besteht der Wunsch nach einem gangbaren, möglichst einheitlichen Konzept“, berichtet Blöcker. Die Gruppe „KI-Wissensdatenbank“ untersucht, wie KI Aktivitäten im ERP erfassen und daraus Anleitungen für Mitarbeitende erstellen könnte – mit dem Ziel, personengebundenes Wissen strukturiert zu dokumentieren und neuen Kolleginnen und Kollegen schneller zugänglich zu machen.

Kompetenzentwicklung im Vertrieb

Die zweite Gruppe widmet sich der Kompetenzentwicklung im Vertrieb: Wie kann KI Mitarbeitende besser auf anspruchsvolle Verkaufsgespräche vorbereiten? Im Fokus stehen praxisnahe Unterstützung bei möglichen Einwänden, sinnvollen Argumentationslinien und situationsgerechten Produkt- oder Serviceinformationen – kein standardisiertes Gesprächsschema, sondern ein intelligenter Trainings- und Vorbereitungspartner.

Die dritte Gruppe befasst sich mit Up- und Cross-Selling-Potenzialen: KI soll Muster in Kundendaten erkennen, ergänzende Produkte vorschlagen und Hinweise liefern, welche Kunden für bestimmte Angebote besonders relevant sein könnten. „Empfehlungen müssen nachvollziehbar, sinnvoll und kundengerecht sein. Der Expertenkreis bietet den passenden Rahmen, um solche Ansätze nicht isoliert, sondern gemeinsam und praxisorientiert weiterzuentwickeln“, betont Blöcker.

Themen, die beim ersten Treffen nicht in die Tiefe bearbeitet werden konnten, wurden auf einem sogenannten Themenparkplatz gesammelt. Für den nächsten Termin zeichnet sich bereits ab, dass KI-gestütztes Pricing sowie Predictive AI wichtige Rollen spielen werden.

KI erproben, nicht nur besprechen

Ein weiteres Merkmal des Formats zeigte sich im Einsatz verschiedener Protokollierungstools während der Gruppenarbeiten. Diese wurden datenschutzkonform genutzt und konnten von den Teilnehmenden unmittelbar getestet werden. So erlebten die Expertinnen und Experten direkt, wo Tools in der Zusammenarbeit unterstützen, wo Grenzen liegen und welche Anforderungen an Datenschutz, Qualität und Nachvollziehbarkeit zu stellen sind.

„Der erste KI-Expertenkreis hat deutlich gemacht, worauf es in der weiteren Arbeit ankommt: nicht auf kurzfristige Effekte, sondern auf strukturierten Austausch, fachliche Bewertung und konkrete Anwendungsfälle. KI ist kein Selbstzweck. Ihr Nutzen entsteht dort, wo sie reale Prozesse verbessert, Mitarbeitende entlastet, Wissen verfügbar macht und Entscheidungen fundierter vorbereitet“, resümierte Susanne Horlacher als KI-Projektverantwortliche im Anschluss.

Bis zum nächsten Treffen Anfang Dezember dieses Jahres arbeiten die drei Gruppen ihre Themen weiter aus. „Damit ist ein wichtiger Schritt getan, um KI innerhalb der Kooperation nicht nur zu beobachten, sondern aktiv, verantwortungsvoll und praxisnah zu gestalten“, zog auch Bereichsleiter Arne Blöcker ein klares Fazit zur Premierenveranstaltung.