Wenn auf der Baustelle dringend Material benötigt wird – und das ist in den meisten Handwerksbetrieben der Fall – dann bestellen Monteure oft selbst von der Baustelle aus beim Lieferanten. Das geht zwar schneller, birgt aber viele Kostenfallen.
Ein Regal für die Retouren von der Baustelle ist absolut empfehlenswert.
Was auf der Baustelle gemacht wird, bekommen Büroteam, Chef oder Projektleiter meist nicht mit. Das führt anschließend zu einem Durcheinander in der Buchhaltung, zu Verzögerungen in der Rechnungsstellung und zu unnötigem Aufwand, der viel Geld kostet. Warum? Weil das Material den Baustellen nicht eindeutig zugeordnet werden kann.
Paulus-Lager hat einfache Tipps, wie man bei auswärtigen Einsätzen den Überblick behält:
· Festlegen, was bei welchen Lieferanten bestellt werden darf. Am einfachsten: Die notwendigen Artikel immer beim gleichen Hauslieferanten bestellen.
· Mit Lieferanten vereinbaren, dass für jede Materialbestellung/ Einkauf eine Auftragsbestätigung mit Kommissionsname ins Büro geschickt wird.
· Alle Auftragsbestätigungen ausdrucken und sichtbar ablegen, damit der jeweilige Projektleiter sie gleich findet. Dadurch ist er stets darüber im Bilde, was sich auf seiner Baustelle abspielt, welches Material bestellt wurde und was davon dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann.
Dieser Prozess lässt sich noch weiter optimieren: Beispielsweise können die Auftragsbestätigungen gleich digital in die EDV übertragen und für die Nachkalkulation oder die Rechnungsprüfung nutzbar gemacht werden.
