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Lagertipp 4: Bestellvorgänge verkürzen

Der klassische Bestellvorgang kostet in der Regel viel Zeit

Der klassische Bestellvorgang für Material kostet in der Regel jeden Betrieb viel Zeit: Von der Bestellung über die Lieferung bis hin zum Einsortieren der Artikel, der Prüfung der Rechnung durch die Meister, dem Zahlungsvorgang sowie der Buchung in der Buchhaltung, und die Buchung auf das Projekt. Diese Abläufe sind oft eingefahren und können heimliche Zeitfresser sein.

Allein die Rechnungsprüfung dauert in einem mittelgroßen Betrieb etwa eine halbe Stunde. Zusammen mit den anderen Schritten kann sich die eingesetzte Zeit für eine einzige Bestellung rasch auf zwei Stunden summieren. Das wären rund 80 Euro netto (bei einem Stundensatz von 45 Euro) pro Bestellung. Natürlich geht’s nicht ohne Bestellprozess, aber man kann ihn intelligent optimieren:

Fünf-Punkte-Sparplan

1.    Vereinfachen
Muss wirklich jeden Tag bestellt werden? Wenn die Mindestmenge im Betrieb für eine Woche genügt, dann reicht es, zweimal pro Woche Standardmaterial zu bestellen.

2.    Delegieren
Projektleiter sind nicht für die Bestellung von Standardmaterial zuständig. Setzen Sie für einzelne Abschnitte des Bestellvorgangs möglichst Mitarbeiter mit niedrigem Stundensatz ein: Beispielsweise wird der Wareneingang von einem Werkstatt-Mitarbeiter geprüft. Wiederkehrende Aufgaben, wie die Beschaffung von Standardmaterial, lassen sich am besten an die Verwaltung delegieren und automatisieren.

3.    Bündeln
Fassen Sie anstelle von mehreren kleinen Bestellungen diese lieber zu einer Sammelbestellung zusammen.

4.    Eingrenzen
Mit der Konzentration auf ein Kernsortiment lässt sich die Anzahl der bestellten Teile reduzieren.

5.    Informieren
Der interne Informationsfluss ist wichtig und wird anhand einer Standardartikelliste definiert. Orientieren Sie sich bei den Warenkäufen an den Umsatzlisten des Vorjahres. Man muss das Rad nicht ständig neu erfinden.

Ziel ist, den gesamten Bestellprozess in der Verwaltung am besten von einer Auszubildenden durchführen zu lassen. Dann haben Sie wirklich einen effizienten Beschaffungsprozess im Betrieb.

Gruselkabinett der vergessenen Reste.

 

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